Encore appelée lettre CMR, la lettre de voiture est un document qui fixe les conditions générales d’une prestation de transport. Elle régit les exigences qui encadrent la transaction entre un transporteur et son client. Vous distinguez trois types de lettres de voiture. Vous avez la nationale qui est utilisée en France, l’internationale qui est utilisée dans les pays européens et l’unique qui est utilisée pour toutes les destinations. La lettre est généralement réalisée par l’entreprise de transport de marchandises à partir du carnet CMR. Découvrez dans cet article tous les éléments qu’elle doit contenir.

La date de l’établissement

Pour la réalisation des lettres de voiture pour le transport national ou international, vous devez commencer par mentionner la date. Sans quoi, elles ne seront pas valides. Il ne s’agit pas de la date d’expédition de la marchandise ou de celle prévue pour l’arrivée. Il s’agit plutôt de la date d’établissement de ladite lettre.

Le nom, l’adresse et le numéro de SIREN

En tant qu’entreprise de transport légal, vous devez donner des précisions sur vous dans la lettre de voiture. Il s’agit bien évidemment de votre nom, mais aussi de votre adresse. À cela s’ajoute votre numéro de SIREN. Par ailleurs, vous pouvez aussi y ajouter le nom du chauffeur désigné pour la livraison et l’immatriculation de la voiture.

La date de prise en charge de la marchandise

La date de la prise en charge de la marchandise est aussi une information que vous devez obligatoirement mentionner dans la lettre. Mais ce n’est pas tout. Il est également important de préciser l’heure d’arrivée du véhicule de transport sur le lieu de chargement. Il en est de même pour celle de son départ. Cette information peut servir de justificatif en cas d’immobilisation prolongée pour une raison ou une autre.

La nature, la quantité et le poids ou le volume de la marchandise

Vous devez également préciser la nature, la quantité, le poids ou le volume de la marchandise transportée. Cette information va faciliter les contrôles une fois à destination. À titre d’exemple, pour une expédition de fruits depuis la France vers l’étranger, l’expéditeur résidant en France a le devoir de préciser les types de fruits à envoyer, leur quantité et leur poids. S’ils sont disposés dans des caisses, il est également recommandé de préciser le nombre de caisses dans la lettre de voiture.

Le nom de l’expéditeur

Il n’y a pas que le nom de l’entreprise de transport qu’il faut préciser dans la lettre de voiture. Celui de l’expéditeur doit aussi y figurer. Il peut s’agir d’une entreprise ou d’un simple commerçant. Dans tous les cas, il faut apporter cette précision sur le formulaire. De cette façon, le destinataire sera sûr qu’il a effectivement reçu la marchandise qui lui est destinée. En effet, des erreurs peuvent parfois survenir.

L’adresse du lieu de chargement de la marchandise

Il est important de mentionner l’adresse de chargement dans la lettre, car les entreprises qui vendent en gros ne disposent généralement pas d’un seul entrepôt. Elles peuvent même en posséder à des adresses très éloignées, voire dans différentes villes. Il est donc important de donner cette précision.

L’adresse du lieu de déchargement de la marchandise

Il n’y a pas que l’adresse du lieu de chargement de la marchandise qu’il faut mentionner dans la lettre. Celle du lieu de déchargement est tout aussi importante, donc à préciser. Il s’agit généralement du lieu où la marchandise sera livrée. Il faut préciser qu’elle est différente de l’adresse du siège social, s’il s’agit d’une commande effectuée par une société. Il s’agit plutôt de celle de son entrepôt.

Le nom du destinataire

Si le nom de l’expéditeur de la marchandise doit figurer dans la lettre de voiture, il est tout à fait normal que celui du destinataire y figure aussi. Il s’agit bien évidemment de celui qui est censé la réceptionner, une fois à destination.

En résumé, ce sont les éléments cruciaux que doit contenir une lettre de voiture pour être valable. Mais en plus de ceux-ci, vous pouvez également y ajouter le délai de livraison fixé, le prix de la livraison, l’indemnité en cas de retard, etc. Par ailleurs, s’il s’agit d’une livraison à l’international, elle doit également contenir les spécificités douanières.