Toute entreprise qui utilise le transport dans le cadre de ses activités est confrontée au défi de gestion efficace de son parc automobile. Cela passe par le choix minutieux des voitures, la gestion du temps, des frais de carburant et plein d’autres tâches qu’il est essentiel de connaître. Découvrez ici, comment procéder pour gérer efficacement une flotte automobile.

Définir une politique d’utilisation des véhicules de l’entreprise

Un règlement ou « car policy » peut définir et réguler l’usage des voitures. En conséquence, la gestion de flotte auto se fait avec plus de fiabilité et plus de facilité. Cette mise en œuvre évite les conflits potentiels en fournissant aux usagers des directives bien précises. Il devient alors aisé de se conformer à la réglementation en vigueur concernant la flotte en tenant compte des différentes restrictions de l’entreprise.

Il n’y a pas de politique standard qui puisse être appliquée à toutes les entreprises. Cela dépend du contexte général de l’entreprise (politiques de ressources humaines, exigences commerciales, restrictions environnementales, etc.). L’élaboration de politiques automobiles peut être compliquée si elle est définie sans consultation. Il doit être rédigé avec tous les services impliqués afin de trouver le bon compromis, mais aussi pour avoir l’approbation et le respect de tous.

Évaluer l’efficacité de la flotte

Vous avez l’impression que les coûts de votre flotte sont hors de contrôle, mais vous ne comprenez pas encore les raisons d’une telle situation. Vous pouvez commencer par une étape simple : comprendre le coût par kilomètre parcouru.

Le calcul du coût par kilomètre parcouru est la première étape pour déterminer l’efficacité de la flotte et ses faiblesses. Pour ce faire, vous devez diviser les coûts mensuels du carburant, des réparations, de la dépréciation et des salaires par le nombre de kilomètres parcourus par l’ensemble du véhicule. Vous pouvez également calculer chaque élément séparément.

Une fois qu’une entreprise a identifié l’élément le plus coûteux, elle peut se concentrer sur son optimisation. Généralement, trois problèmes majeurs peuvent affecter le budget :

• le coût élevé du carburant,
• l’entretien coûteux de la flotte,
• un nombre élevé d’ETP avec une mauvaise qualité de service.

Mettez en place des stratégies pour diminuer la charge que représentent ces différents problèmes.

Connaître les dernières normes fiscales et environnementales

De nouvelles lois sont promulguées chaque année. Vous devez suivre de près les évolutions et porter ces changements réglementaires à l’attention des salariés concernés.

Certaines violations peuvent affecter les coûts liés à l’utilisation d’un véhicule, comme le défaut de déclaration ou le calcul incorrect de TVS. Ces infractions routières ou fiscales peuvent entraîner des amendes énormes et d’autres peuvent même être passibles de sanctions pénales. Les données personnelles des conducteurs doivent également être traitées avec prudence, surtout avec la RGPD 2018.

Assister le conducteur tout au long de l’utilisation du véhicule

Le surcoût des voitures est principalement dû à l’usage de ces derniers par les salariés. Le chauffeur est également la principale personne qui a accès au véhicule. Il est donc important que le conducteur soit conscient de ses responsabilités et comprenne comment utiliser le véhicule.

Une formation à la conduite verte, des gratifications pour une meilleure conduite lors de la remise d’un véhicule ou un concours du meilleur conducteur sont autant de moyens de conscientiser les employés. Ainsi, l’accompagnement du conducteur au quotidien lui permet d’être plus attentif et de comprendre l’impact de sa conduite sur le véhicule.

N’oubliez pas que de nombreux facteurs contribuent à rendre les déplacements plus sûrs. Mais l’état de vos conducteurs joue un rôle majeur. La perturbation du temps de travail et de repos peut avoir de graves conséquences, ce qui nécessite de surveiller chaque conducteur et ses horaires. À ce propos, l’utilisation d’un outil d’identification du conducteur vous sera d’une grande aide.

Chaque conducteur de la flotte est ajouté au système de suivi et reçoit une carte de conducteur du service. Le système associe alors, manuellement ou automatiquement, la carte de conducteur au véhicule et au trajet.

L’identification du conducteur avant le voyage peut se faire au moyen d’une clé électronique que l’employé présentera à un lecteur spécial dans le véhicule. Elle peut aussi se faire manuellement en affectant le conducteur au voyage dans le système de surveillance.

Surveillance de l’état des véhicules pour réduire les coûts d’entretien des véhicules

L’entretien du parc automobile doit devenir une procédure régulière afin de réduire le coût par kilomètre parcouru. Surtout si la plupart des véhicules ont plus de 10 ans. Une entreprise doit veiller à ce que les fluides et les consommables soient remplacés en temps voulu. Elle doit aussi s’assurer que des pièces de rechange de haute qualité soient utilisées et que les défaillances soient éliminées dès qu’elles sont détectées.

Par exemple, une huile moteur bien choisie et changée régulièrement peut réduire les coûts de carburant jusqu’à 7 %. Vous pouvez utiliser des outils de maintenance pour vous faciliter la tâche. Cela permet d’automatiser au maximum le processus de surveillance de l’état technique de la flotte automobile.

Les dates d’inspection, le kilométrage, la présence ou l’absence d’erreurs de diagnostic, l’usure des pièces de rechange peuvent être délégués à un logiciel. Veillez à ce que ce dernier n’ait aucune marge d’erreur sur les « oublis » ou les « oublis de suivi ».